Das Fahrtenbuch der Zukunft ist digital

Automatisches Erfassen ersetzt handgeschriebene Aufzeichnung

 

Alle Aufwendungen, die mit einem zum Betriebsvermögen gehörenden Fahrzeug anfallen, sind grundsätzlich als Betriebsausgaben abziehbar. Vorausgesetzt, sie sind angemessen. Bei teuren Sportwagen und Luxusfahrzeugen kann es durchaus passieren, dass die Finanzverwaltung einen Teil der Kosten nicht anerkennt. Aber auch bei Fahrzeugen der Mittelklasse wirken sich nicht alle Kosten gewinnmindernd aus. Nutzt der Einzelunternehmer oder Mitunternehmer das Fahrzeug auch privat, darf der betriebliche Gewinn insoweit nicht gemindert werden.

Für die Ermittlung des Privatanteils an den angefallenen Kfz-Kosten (laufende Kosten, ebenso wie die jährliche Abschreibung) stehen dem Unternehmer verschiedene Methoden zur Verfügung. Am weitesten verbreitet und auch am einfachsten ist die 1 %-Methode. Monatlich wird pauschal 1 % des Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung angesetzt. Bei Gebrauchtwagen oder bei nur geringer privater Nutzung kann das sehr ungünstig sein. Im Extremfall wirken sich die Fahrzeugkosten überhaupt nicht mehr steuerlich aus. Soll der tatsächliche Privatanteil versteuert werden, muss die Fahrtenbuchmethode gewählt werden.

Nur ordnungsgemäße Fahrtenbücher werden anerkannt
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen, war und ist in seiner analogen Form jedoch nur schwer machbar. Denn die tägliche Herausforderung besteht darin, dass jede einzelne Fahrt mit Datum und Kilometerstand bei Fahrtantritt und bei Fahrtende erfasst werden muss. Dazu ist bei jeder Fahrt das Reiseziel, der Reisezweck und gegebenenfalls die aufgesuchten Geschäftspartner aufzuzeichnen. Notwendige Umwege sollten notiert werden, ebenso wie die zehn Runden um das Reiseziel bis ein Parkplatz gefunden wurde. Dies ist besonders dann wichtig, wenn sich im Laufe eines Jahres die Reiserouten immer wiederholen, die Streckenlänge zwischen A und B aber differiert oder die 10 Runden Parkplatzsuche sich auf mehrere Kilometer addieren. Hilfreich ist es auch, wenn noch ein Hinweis für den Grund des Umwegs erfasst wird, egal ob es die Baustelle, ein Unfall oder einfach der Termindruck war, der die Nutzung der Autobahn erforderlich machte.

Für Privatfahrten müssen keine detaillierten Angaben im Fahrtenbuch erfasst werden. Hier genügt der Kilometerstand am Anfang und am Ende einer privaten Fahrt. Werden am Wochenende mehrere Privatfahrten hintereinander durchgeführt, so dürfen diese Fahrten zusammengefasst werden. Für ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch ist es jedoch nicht gestattet, mehrere betrieblich veranlasste Fahrten eines Tages zusammenzufassen. Bereits der Besuch des Kunden mit einer Hin- und einer Rückfahrt sind zwei Fahrten. Auch wenn die Angaben in ihrer Summe der Wahrheit entsprechen, so ist die Eintrag nicht korrekt und im Ergebnis könnte das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennen. Für die ordnungsgemäße Aufzeichnung gilt zudem, dass keine Fahrten nachträglich erfasst oder geändert werden. Es ist auch daran zu denken, dass die Fahrt zur Tankstelle oder in die Werkstatt erfasst wird. Finanzbeamte machen sich in Betriebsprüfungen die Mühe, die Kilometerangaben im Fahrtenbuch mit den Tankbelegen und/oder den Eintragungen auf Werkstattrechnungen oder Hauptuntersuchungen zu vergleichen.

Elektronisches Fahrtenbuch ist die sicherere Alternative
Angesichts der strengen Anforderungen und der Gefahr, dass das – analoge - Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt wird, verzichtet so mancher Unternehmer auf die Führung eines Fahrtenbuches und nimmt eine ungünstigere Besteuerung des Privatanteils in Kauf.

Doch ein digitales Fahrtenbuch, welches selbstständig über GPS die Fahrtroute erfasst, kann hier die Lösung sein. Der Unternehmer muss nur noch den Reisezweck per Hand ergänzen. Wie auch bei allen anderen steuerrelevanten Daten dürfen die im elektronischen Fahrtenbuch entstehenden Rohdaten nicht gelöscht werden können. Auch jede Änderung muss so erfolgen, dass ein sachkundiger Dritter dies jederzeit nachvollziehen kann.

Wer sich nun zum Kauf eines elektronischen Fahrtenbuchs entschließt, hat die Qual der Wahl. In die engere Wahl sollten nur elektronischen Fahrtenbücher einbezogen werden, die mit Hilfe des GPS-Signals die Fahrtroute erfassen. Dabei sind Fahrtenbuch-Apps auf dem Smartphone wesentlicher ungenauer als ein elektronisches Fahrtenbuch, welches im Auto verbaut bzw. mit dem Auto verbunden ist. Bei letzterer Variante wird jede Bewegung des Fahrzeugs genauer registriert.

Ein empfehlenswertes elektronisches Fahrtenbuch, welches alle Anforderungen des Finanzamtes erfüllt, ist das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar. In technischer Hinsicht besteht es aus einem Stecker mit GPS-Modul, SIM-Karte zur Datenübertragung sowie einem Prozessor, der die Fahrzeugdaten auslesen kann. Der Stecker überträgt die ermittelten Rohdaten an die Server von Vimcar, von wo aus sie in verschiedenen Auswertungsformaten als PDF- oder CSV-Datei exportierbar sind. Für das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar spricht auch die Tatsache, dass der Deutsche Steuerberaterverband e.V. Kooperationspartner ist, der die Produktentwicklung in steuerlicher Hinsicht kompetent begleiten kann. Bisherige Betriebsprüfungen zeigen, dass die automatisch aufgezeichneten Daten nicht angezweifelt werden und somit das Fahrtenbuch selten verworfen wird.

Auch wir als ETL-Gruppe konnten uns bereits von diesem elektronischen Fahrtenbuch überzeugen. Profitieren Sie von der Kooperation der ETL-Gruppe mit Vimcar und machen Sie die Erstellung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs zum Kinderspiel. Sprechen Sie Ihren ETL-Steuerberater an. Gern wird er Ihnen einen Kontakt zu Vimcar vermitteln.

(Stand: 28.11.2018)

 

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