Ist Ihr Unternehmen fit für digitale Prozesse?

Die Digitalisierung verändert die Arbeitsabläufe in Unternehmen nachhaltig: Rechnungen werden elektronisch versendet, Belege digital archiviert, Kassensysteme und Warenwirtschaftssysteme erzeugen täglich eine Vielzahl digitaler Daten. Damit diese steuerlich ordnungsgemäß verarbeitet und aufbewahrt werden, sind die Vorgaben der GoBD einzuhalten.

Rechnungseingang – Papier, digital und Archivierung

Lange Zeit war der Ablauf im Rechnungseingang klar strukturiert. Rechnungen gingen per Post ein, wurden formal sowie inhaltlich geprüft und anschließend in Ordnern abgelegt. Inzwischen hat sich dieser Ablauf deutlich verändert. Bereits seit 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Anders als eine herkömmliche PDF-Datei enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten, die sich elektronisch auslesen und verarbeiten lassen.

Rechnungsausgang – Was bei Ausgangsrechnungen zu beachten ist

Bisher gab es keine feste Formvorgabe für Ausgangsrechnungen. In vielen Unternehmen wurden sie bislang daher auch handschriftlich oder mit einfachen Programmen wie Word oder Excel erstellt. Das wird künftig nicht mehr ausreichen, denn ab dem 1. Januar 2027 wird der Versand von E-Rechnungen für Unternehmen, die in 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielen, grundsätzlich verpflichtend. Für kleinere Unternehmen gilt eine Übergangsfrist bis zum 1. Januar 2028. Spätestens dann wird der Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen weitgehend digital erfolgen.

Kassenführung bleibt ein Prüfungsschwerpunkt

Die Kassenführung steht seit Jahren im Mittelpunkt von Betriebsprüfungen. Aus der Prüfungspraxis zeigt sich, dass hier häufig Fehler auftreten. Schon kleinere formale Mängel können dazu führen, dass die Finanzverwaltung die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß einstuft und insgesamt verwirft.

Sonstige steuerlich relevante Daten

Steuerlich relevante Daten entstehen jedoch nicht nur in der Finanzbuchhaltung oder an der Kasse. Auch Warenwirtschafts-, Zeiterfassungs-, Abrechnungs- und Dokumentenmanagementsysteme sowie E-Mails können Informationen enthalten, die bei einer Betriebsprüfung vorzulegen sind.

Verfahrensdokumentation – Warum sie unverzichtbar ist

Wie gelangen Belege in das Unternehmen? Wer prüft und verarbeitet sie? Welche Programme werden eingesetzt? Wie werden Daten gespeichert, geschützt und archiviert? Diese Abläufe gehören in eine Verfahrensdokumentation. Ohne sie kann ein Prüfer die Abläufe und Datenbestände meist nicht vollständig verstehen und einordnen. Die Verfahrensdokumentation ist damit zunächst eine steuerliche Pflicht. Sie hat darüber hinaus aber auch einen ganz praktischen Nutzen für das Unternehmen.

Prüfungsmethoden der Finanzverwaltung

Betriebsprüfungen beginnen heute häufig nicht mehr erst mit einer formellen Ankündigung. Zunehmend werden sogenannte Nachschauen durchgeführt, die unangekündigt stattfinden können. Ein typisches Beispiel ist die Kassennachschau. Neben diesen Vor-Ort-Prüfungen hat sich vor allem die Auswertung digitaler Daten deutlich weiterentwickelt. Für Unternehmen bedeutet das: Die Finanzverwaltung erhält im Rahmen einer Prüfung einen sehr umfassenden Einblick in die Datenlage. Auffälligkeiten lassen sich so schnell und umfassend durch die eingesetzte Prüfsoftware entdecken. Deshalb ist es wichtig, dass die zugrundeliegenden Daten stimmig sind und die Prozesse im Unternehmen nachvollziehbar ablaufen.

Die ETL Sonderdepesche GoBD 2026 gibt einen Überblick über die wichtigsten Anforderungen an digitale Unternehmensprozesse. Ergänzend finden Sie zusätzlich eine Checkliste. Mit ihr können Sie die wichtigsten Punkte in Ihrem Unternehmen systematisch prüfen und mögliche Handlungsfelder erkennen.